Buchhaltung nervt? Wie ich mit Lexoffice und SevDesk meinen Papierkram automatisiert habe (und endlich eine saubere BWA kriege)

Ich muss euch was gestehen: Es gab eine Zeit, da habe ich Sonntagabende gehasst. Nicht, weil am Montag die Arbeit wieder losging (ich liebe meinen Job!), sondern weil der Sonntagabend mein „Schuhkarton-Abend“ war.
Kennt ihr das? Ihr sitzt vor einem Haufen Tankquittungen, Bewirtungsbelegen und Rechnungen, die überall im Büro verstreut waren, und versucht, das alles in eine Excel-Tabelle zu klopfen.
Das Ergebnis war meistens: Schlechte Laune, fehlende Belege und eine BWA vom Steuerberater, die erst 3 Monate später fertig war. Und wenn ich dann zur Bank wollte wegen einem Kredit, hieß es: „Ihre Zahlen sind aber nicht aktuell.“
Vor zwei Jahren habe ich die Reißleine gezogen. Ich bin auf digitale Buchhaltung umgestiegen. Heute vergleiche ich mal die zwei Platzhirsche, die ich mir beide angeschaut habe: Lexoffice und SevDesk.

Eins vorweg: Egal welches ihr nehmt, es ist tausendmal besser als Excel.

Warum Excel für uns Selbstständige (eigentlich) verboten gehört

Klar, Excel kostet nix (wenn man Office eh hat). Aber es ist fehleranfällig. Einmal die Formel zerschossen, und die Summen stimmen nicht.
Außerdem sind diese modernen Tools „GoBD-konform“. Das ist so ein deutsches Bürokratie-Wort. Heißt im Prinzip: Das Finanzamt akzeptiert es, weil man Buchungen im Nachhinein nicht einfach spurlos löschen kann.
Aber der wichtigste Punkt für diesen Blog: Die Live-BWA.
Mit diesen Tools seht ihr jeden Tag, wie viel Gewinn ihr wirklich habt. Nicht erst, wenn der Steuerberater aus dem Urlaub zurück ist. Das ist Gold wert, wenn man schnell eine Finanzierung braucht.

Der Test: Lexoffice vs. SevDesk

Ich habe beide Tools getestet (beide haben kostenlose Testphasen, unbedingt nutzen!). Hier mein subjektiver Eindruck:

Kandidat 1: Lexoffice (Der Solide)

Lexoffice gehört zu Haufe. Das ist ein Riesen-Verlag, der gefühlt alle deutschen Steuergesetze schreibt.

• Der erste Eindruck: Sehr aufgeräumt. Man findet sich sofort zurecht. Das Dashboard zeigt einem direkt: Was kommt rein? Was geht raus? Wie viel muss ich ans Finanzamt überweisen?
• Das Feature, das ich liebe: Die Bankanbindung. Da ich ja (siehe letzter Artikel) ein sauberes Geschäftskonto habe, gleicht Lexoffice jede Bewegung auf dem Konto sofort ab. Kunde Müller hat überwiesen? Lexoffice erkennt den Betrag und hakt die Rechnung automatisch als „bezahlt“ ab. Ein Träumchen.
• Für wen? Für alle, die es strukturiert und sicher mögen. Es wirkt sehr „erwachsen“.

Kandidat 2: SevDesk (Der Moderne)

SevDesk kommt aus Offenburg und ist gefühlt etwas „hippster-mäßiger“ unterwegs, aber technisch extrem stark.

• Der erste Eindruck: Bunt, modern, große Buttons. Fühlt sich weniger nach Buchhaltung an, mehr nach einer App.
• Die Stärke: Die KI (Künstliche Intelligenz). Wenn ich einen Beleg fotografiere (z.B. Tankstelle), erkennt SevDesk erstaunlich gut, was das ist, und schlägt direkt das richtige Buchungskonto vor („Laufende KFZ-Kosten“). Das spart echt Zeit beim Kategorisieren.
• Für wen? Für Leute, die viel unterwegs sind und alles am Handy erledigen wollen. Die App fand ich einen Ticken intuitiver als bei Lexoffice.

Mein Workflow: Buchhaltung in 10 Minuten pro Woche

Egal für wen ihr euch entscheidet, so sieht mein neuer Ablauf aus. Und glaubt mir, das ist so befreiend:

1. Post kommt rein (oder E-Mail): Ich öffne den Brief nicht erst am Sonntag. Ich mache die App auf, fotografiere die Rechnung sofort. Oder leite die PDF-Rechnung per Mail direkt an das System weiter.
2. Mülltone: Das Papier wandert (meistens) in den Müll oder in einen einzigen Ordner für das Jahr. Ich muss es nie wieder anfassen, weil es digital archiviert ist.
3. Zahlung: Ich überweise die Rechnung direkt aus der Buchhaltungs-Software heraus. Kein Abtippen von IBANs mehr! (Tippfehler ausgeschlossen).
4. Der Steuerberater-Zugang: Das ist der Gamechanger. Mein Steuerberater hat einen eigenen Zugang zu meinem Lexoffice. Er zieht sich am Monatsende einfach alle Daten. Ich muss nichts mehr vorbeibringen, keine Pendelordner schleppen, nix.

Was kostet der Spaß?

Beide Tools liegen preislich ähnlich. Für den Funktionsumfang, den wir brauchen (Belege, Online-Banking, EÜR/BWA), müsst ihr mit ca. 15 bis 25 Euro im Monat rechnen.

Klingt erst mal nach Geld. Aber rechnet mal dagegen:

• Wie viel Zeit spart ihr? (Bei mir ca. 3 Stunden im Monat).
• Wie viel weniger nimmt der Steuerberater, weil ihr ihm die Daten perfekt digital liefert? (Bei mir wurde die monatliche Pauschale günstiger!).

Nie wieder ohne

Ich habe mich am Ende für Lexoffice entschieden, einfach weil mein Steuerberater damit am liebsten arbeitet und die Schnittstelle perfekt funktionierte. Aber SevDesk ist genauso stark. Für eure Kreditwürdigkeit ist das der Turbo. Wenn die Bank heute sagt: „Schicken Sie uns eine BWA von letzter Woche“, drücke ich auf „Exportieren“ und habe das Ding als PDF. Das wirkt professionell, das wirkt organisiert. Und Banken lieben organisierte Kunden.

Macht den Test. Die meisten Anbieter bieten 14 oder 30 Tage kostenlos an. Probiert es aus, ladet mal drei Rechnungen hoch und guckt, wie sich das anfühlt. Ihr werdet den Schuhkarton nicht vermissen.Nutzt ihr schon Software oder seid ihr noch Team Excel? Schreibt mir mal in die Kommentare, welches Tool bei euch das Rennen gemacht hat!