E-Rechnung ausgedruckt: Warum ich die strukturierte Originaldatei trotzdem aufbewahre

Eine E-Rechnung kann im Büro sehr schnell wieder wie Papier aussehen: Datei öffnen, lesbare Ansicht anzeigen, ausdrucken und zum Vorgang legen. Für meine Unterlagen wäre damit die Arbeit aber nicht erledigt. Der strukturierte Teil der Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein gut lesbarer Ausdruck beantwortet diese Frage noch nicht.

Ich bin Alex und würde deshalb beim Rechnungseingang zwei Dinge trennen: die praktische Ansicht für die tägliche Prüfung und die aufzubewahrende elektronische Datei. Beides kann zum selben Vorgang gehören. Ich möchte nur vermeiden, dass aus Bequemlichkeit gerade der Teil verloren geht, auf den es bei der elektronischen Rechnung ankommt.

Die Originaldatei bleibt ein eigener Bestandteil des Vorgangs

Umsatzsteuerlich gilt für Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrung von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ich würde daher nicht allein eine neu erzeugte Bildschirmansicht sichern und anschließend die empfangene Datei verwerfen.

Welche Unterlagen darüber hinaus für einen konkreten Vorgang erhalten bleiben müssen, würde ich mit der Buchhaltung klären. Aus der genannten Frist leite ich keine automatische Löschfreigabe für jeden alten Beleg ab. Mein erster Schritt ist viel einfacher: Ich stelle sicher, dass die empfangene elektronische Rechnung beim Weiterreichen nicht verschwindet.

Lesen und Aufbewahren bekommen getrennte Prüfungen

Für eine sachliche Kontrolle brauche ich eine Darstellung, die ich verstehen kann. Gleichzeitig möchte ich nachvollziehen können, welche Datei tatsächlich vom Lieferanten kam. Wenn ein Programm die Rechnung anzeigt, würde ich deshalb zusätzlich prüfen, wo der ursprüngliche Datensatz gespeichert bleibt und wie ich ihn später wiederfinde.

Ich würde das einmal an einem passenden Testvorgang mit der zuständigen Person durchgehen. Dabei geht es nicht darum, echte Geschäftsdokumente an beliebige Internetdienste hochzuladen. Ich möchte den eigenen Bearbeitungsweg verstehen: Eingang, Zuordnung, Prüfung und Ablage. Eine schöne Vorschau allein beweist mir noch nicht, dass alle diese Schritte funktionieren.

Eine weitergeleitete Ansicht ist nicht mein vollständiger Ablageplan

Wenn ich Unterlagen an die Buchhaltung gebe, kläre ich ausdrücklich, welches Dokument dort ankommt. Eine E-Mail mit einem Ausdruck als Scan kann eine andere Information enthalten als die ursprüngliche Datei. Ich würde beide nicht ungeprüft als austauschbar behandeln. Die Zuständigkeit für das dauerhafte Aufbewahren sollte dabei für alle Beteiligten klar sein.

Mein Dateiname hilft beim Suchen, ersetzt aber keine Anforderungen

Für den Alltag finde ich eine eindeutige Zuordnung zu Lieferant, Rechnungsnummer und Vorgang hilfreich. Ich würde diese Angaben so organisieren, dass der Beleg auch nach Monaten auffindbar bleibt. Eine selbst gewählte Ordnerstruktur ist für mich allerdings keine pauschale Zusicherung, sämtliche Anforderungen an die Buchführung bereits erfüllt zu haben.

Die konkrete technische und organisatorische Lösung muss zum Betrieb passen. Bei einem Wechsel des Buchhaltungsprogramms würde ich deshalb nicht nur an die laufende Eingabe denken. Ich möchte auch wissen, wie ältere Rechnungen verfügbar bleiben und wer den Zugriff überprüft. Über die tatsächlichen Aufbewahrungsanforderungen sollte die dafür zuständige Fachperson entscheiden.

Empfangen können ist der Anfang des Ablaufs

Warum auch Kleinunternehmer die Empfangsfrage gesondert prüfen müssen, beschreibe ich bereits im Beitrag zur E-Rechnung trotz Ausnahme bei eigenen Rechnungen. Danach folgt die nächste Aufgabe: Der eingegangene Beleg muss geordnet weiterbearbeitet und aufbewahrt werden. Diese beiden Themen würde ich im Betrieb gemeinsam besprechen.

Wenn du bislang vor allem mit ausgedruckten Belegen arbeitest, beginne mit einer konkreten Frage: Wo liegt bei einer eingegangenen E-Rechnung die ursprüngliche strukturierte Datei? Prüfe anschließend mit der Buchhaltung, wie sie dem Vorgang zugeordnet und dauerhaft verfügbar gehalten wird. So wird aus einer lesbaren Rechnung auch eine nachvollziehbar organisierte elektronische Unterlage.