Kleinunternehmerregelung 2026: Wann 25.000 und 100.000 Euro für mich entscheidend sind
Bei der Kleinunternehmerregelung schaue ich nicht nur auf eine einzelne Umsatzgrenze. Seit der Reform kommt es auf zwei Kalenderjahre an: den Gesamtumsatz des Vorjahres und den des laufenden Jahres. Wer für 2026 plant, sollte darum sowohl die 2025er Einnahmen als auch die Entwicklung seit Januar sauber auseinanderhalten.
Die 25.000-Euro-Grenze betrifft das Vorjahr
Für die Befreiung nach § 19 UStG darf der maßgebliche Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben. Für die Prüfung im Jahr 2026 ist also grundsätzlich 2025 der Blick zurück. Lag der maßgebliche Umsatz 2025 über 25.000 Euro, kann ich 2026 nicht einfach deshalb Kleinunternehmer bleiben, weil die Einnahmen in diesem Jahr bisher niedrig sind.
Ich würde dafür nicht nur den Jahresabschluss öffnen und die erste Umsatzzahl übernehmen. Das Gesetz definiert den Gesamtumsatz anhand bestimmter ausgeführter Umsätze und sieht einzelne Ausnahmen vor. Bei mehreren Tätigkeiten oder unterschiedlichen Umsatzarten lohnt sich deshalb die Prüfung mit Steuerberatung oder Finanzamt.
Die 100.000-Euro-Grenze gilt im laufenden Jahr
Zusätzlich darf der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Bleibe ich darunter und ist auch die Vorjahresgrenze eingehalten, kann die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich weiter angewendet werden. Die laufende Übersicht sollte deshalb nicht erst im Dezember entstehen: Ich würde Rechnungen und tatsächliche Zahlungseingänge regelmäßig mit einer Prognose bis Jahresende vergleichen.
Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, ist das kein bloßes Signal für den nächsten Jahreswechsel. Der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, fällt bereits unter die Regelbesteuerung. Das kann eine kurzfristige Änderung bei Rechnungen und Umsatzsteuer auslösen. Vor einem größeren Auftrag prüfe ich daher, wie viel Spielraum in der Jahresgrenze tatsächlich noch übrig ist.
Eine einfache Kontrollroutine für meine Planung
Ich halte drei Werte getrennt fest: den maßgeblichen Gesamtumsatz des Vorjahres, den seit Jahresbeginn ausgeführten Umsatz und eine realistische Restjahresprognose. Bei Aufträgen mit Abschlägen oder mehreren Teilleistungen kläre ich zusätzlich, wann der Umsatz steuerlich zugeordnet wird. So verwechsle ich nicht den Zeitpunkt einer Bestellung mit dem Zeitpunkt, der für die Umsatzsteuer zählt.
Die Kleinunternehmerregelung ist außerdem nicht dasselbe wie ein allgemeiner Verzicht auf Buchführungspflichten. Und eine frühere Entscheidung, zur Regelbesteuerung zu optieren, kann eigene Bindungsfolgen haben. Ich würde eine Grenzüberschreitung deshalb nicht mit einer spontanen Änderung an der Rechnungsvorlage lösen, sondern zuerst den konkreten Sachverhalt prüfen.
Für den Empfang von E-Rechnungen gelten daneben eigene Übergangsregeln. Meine separate Übersicht dazu steht hier: Kleinunternehmer und E-Rechnung: Empfang und Ausstellung getrennt betrachten.
Mein praktischer Check für November: Vorjahreswert belegen, 2026er Umsatz bis heute abstimmen und offene größere Aufträge in die Prognose aufnehmen. Wenn einer der Werte nahe an der Grenze liegt, lasse ich die umsatzsteuerliche Einordnung vor der nächsten Rechnung fachlich bestätigen.