Warum ich Asana und Monday getestet habe (und wer gewinnt)

Veröffentlicht am 10. Februar 2026

Hand aufs Herz: Wer von euch organisiert seine Projekte noch per E-Mail?
„Betreff: Re: Re: AW: Wichtiges Update Projekt Müller_FINAL_v2.pdf“

Und wer hat schon mal eine dieser Mails übersehen und wurde dann vom Kunden angerufen: „Sagen Sie mal, Alex, wo bleibt eigentlich der Entwurf?“
Mir ist das passiert. Und es war mir unfassbar peinlich. Ich hatte den Auftrag schlichtweg vergessen. Er war in meinem Posteingang untergegangen, begraben unter Newslettern und Rechnungen. In diesem Moment wurde mir klar: Mein Gehirn skaliert nicht. Als Freelancer mit 2 Kunden ging das noch mit Post-its. Als Agentur mit 10 Kunden brauche ich ein System. Ein „Gehirn 2.0“.
Ich habe mich in die Welt der Projektmanagement-Tools (PM-Tools) gestürzt.
Die zwei größten Player am Markt sind Asana und Monday.com. Ich habe beide monatelang genutzt. Hier ist mein ungeschminkter Vergleich – und die Antwort darauf, welches Tool zu welchem Typ passt.

Kandidat 1: Asana – Der Zen-Garten für Listen-Liebhaber

Asana war mein erster Versuch.
Das Design ist extrem clean. Viel Weißraum. Wenig Schnickschnack.
Das Prinzip basiert auf Listen.

Du legst ein Projekt an (z.B. „Website Relaunch Kunde X“) und schreibst Aufgaben untereinander.

Design erstellen
Text schreiben
Programmieren

Was ich an Asana liebe:

Der Fokus: Es lenkt nicht ab. Wenn ich arbeite, sehe ich nur meine Liste für heute („My Tasks“).
Die Einhörner: Das klingt albern, ist aber genial. Wenn du eine Aufgabe als „Erledigt“ markierst, fliegt manchmal ein animiertes Einhorn oder ein Yeti über den Bildschirm. Das gibt einen kleinen Dopamin-Kick. „Belohnung erhalten!“.
Kostenlos: Die Basis-Version ist für bis zu 15 Personen gratis und kann schon extrem viel. Für Solo-Selbstständige oft völlig ausreichend.

Das Problem:

Für visuelle Menschen (Grafiker, Architekten) ist Asana manchmal etwas „trocken“. Es fühlt sich an wie eine sehr, sehr gute To-Do-Liste, aber man sieht nicht immer sofort das „große Ganze“.

Kandidat 2: Monday.com – Das bunte Lego für Prozess-Nerds

Dann habe ich Monday.com ausprobiert. Der erste Eindruck: „Wow, ist das bunt.“ Monday ist keine Liste, sondern ein Board. Es sieht aus wie eine Mischung aus Excel auf Steroiden und einem Tetris-Spiel. Alles ist farblich codiert. Grün = Fertig. Rot = Hängt. Gelb = In Arbeit.

Was Monday anders macht:

Visualisierung: Du siehst sofort, wo es brennt. Ein Blick auf das Dashboard und du weißt: „Projekt A ist grün, Projekt B ist tiefrot.“
Automatisierung (Der Gamechanger!): Das ist die Stärke von Monday.Ich habe mir Folgendes gebaut:Wenn ich den Status auf „Fertig“ setze, dann schicke automatisch eine E-Mail an den Kunden: „Hey, hier ist dein Entwurf.“Das spart mir jeden Tag 10 Minuten E-Mails schreiben.
Flexibilität: Du kannst Monday für alles nutzen. Als CRM (Kundendatenbank), als Redaktionsplan, als Urlaubsplaner. Es ist wie Lego.

Das Problem:

Monday kann einen erschlagen. Es gibt so viele Knöpfe und Farben, dass man am Anfang mehr Zeit mit dem „Basteln“ des Tools verbringt als mit der eigentlichen Arbeit. Und: Es wird schneller teuer als Asana (keine echte dauerhafte Gratis-Version für Teams).

Kanbans, Gantts und andere Fremdwörter

Beide Tools beherrschen die Klassiker, die jeder Projektmanager kennen muss.

Egal für was ihr euch entscheidet, ihr werdet zwei Ansichten lieben lernen:

Das Kanban-Board:Stellt euch eine Tafel mit drei Spalten vor: „Zu tun“, „In Arbeit“, „Erledigt“. Ihr schiebt Kärtchen von links nach rechts.Perfekt, um den „Flow“ zu sehen. (Trello hat das erfunden, Asana und Monday haben es perfektioniert).
Das Gantt-Chart (Zeitstrahl):Das ist für die Deadline-Junkies. Ein Balkendiagramm, das zeigt: „Aufgabe A muss fertig sein, bevor Aufgabe B starten kann.“Wenn sich Aufgabe A verschiebt, schiebt sich automatisch alles nach hinten.

Die Kosten: Ist es das wert?

Beide Tools kosten in den vernünftigen Pro-Versionen ca. 10 bis 15 Euro pro Nutzer und Monat. Viele Freelancer zucken da zusammen. „150 Euro im Jahr für eine To-Do-Liste?“ Falsch gedacht.
Rechnet mal eure Zeit.
Wenn ihr pro Tag nur 10 Minuten weniger nach E-Mails sucht oder Kundeninfos jagt, habt ihr im Monat ca. 3 Stunden gespart.
Bei einem Stundensatz von 80 Euro sind das 240 Euro Ersparnis pro Monat.
Die Software kostet 15 Euro.

Der ROI (Return on Invest) ist gigantisch.

Welcher Typ bist du?

Nach meinem Test habe ich mich entschieden. Aber das muss nicht für euch gelten.

Nimm ASANA, wenn:
- Du Texte schreibst, programmierst oder Listen liebst.
- Du eine kostenlose, starke Version suchst.
- Du Ruhe und Fokus brauchst.
Nimm MONDAY, wenn:
- Du visuell arbeitest (Design, Marketing, Video).
- Du Prozesse automatisieren willst („Wenn X, dann Y“).
- Du buntes Feedback brauchst, um motiviert zu bleiben.

Ich persönlich bin bei Asana geblieben. Warum? Weil mein Kopf schon chaotisch genug ist. Ich brauche die Ruhe der Liste. Aber meine Design-Kollegen schwören auf Monday. Egal was ihr nehmt: Hört auf, Projekte im Kopf zu managen. Euer Kopf ist zum Denken da, nicht zum Speichern.

Wie organisiert ihr euch? Noch analog mit Notizbuch oder schon digital?
Stay organized